Персонифицированные сведения о физических лицах: новый отчет с 2023 года
С января 2023 года появится новый отчет по сотрудникам — персонифицированные сведения о физических лицах. По сути, это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который теперь будет подаваться ежемесячно. Разбираемся, что это за отчет и как его заполнять.
Что такое персонифицированные сведения о физических лицах
Персонифицированные сведения о физлицах — это новый ежемесячный отчет в ФНС. Его форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ . Номер по КНД — 1151162.
Важно! Форма персонифицированных сведений — это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который страхователи теперь будут сдавать ежемесячно. При этом из РСВ персонифицированные сведения тоже не исчезнут, их нужно будет по-прежнему представлять в составе ежеквартального отчета.
Кто должен представлять новый отчет в ФНС
Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:
· организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленные подразделения;
· предприниматели;
· адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
· главы КФХ;
· физлица без статуса ИП.
В отчете нужно будет показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.
В отчет включают следующих физлиц:
· сотрудники по трудовым договорам;
· исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
· исполнители по договорам авторского заказа;
· авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.
Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.
Когда сдавать персонифицированные сведения
Новый отчет нужно подавать ежемесячно. Впервые его сдают по итогам января 2023 года. Срок сдачи — 25 число месяца, следующего за отчетным.
Стандартное правило о переносе срока сдачи при его совпадении с выходным или праздником продолжает действовать. С учетом этого в 2023 году крайние сроки будут такие:
· за январь — 27 февраля;
· за февраль — 27 марта;
· за март — 25 апреля;
· за апрель — 25 мая;
· за май — 26 июня;
за июнь — 25 июля;
· за июль — 25 августа;
· за август — 25 сентября;
· за сентябрь — 25 октября;
· за октябрь — 27 ноября;
· за ноябрь — 25 декабря.
При реорганизации и ликвидации сроки те же.
Куда и как подавать новый отчет
Отчет представьте в налоговый орган:
· Организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счет в банке и сами платят физлицам.
· ИП и физлица — по месту жительства.
Важно! Если обособленное подразделение, по которому раньше сдавали отчет, будет закрыто или потеряет полномочия по выплатам физлицам, сдать сведения за периоды, в которых подразделение работало, нужно будет в налоговую по месту нахождения организации.
Форма сдачи определяется по тем же правилам, что и для РСВ: если численность получателей выплат за отчетный период превышает 10 человек, то сдать сведения нужно электронно. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.
Как заполнить форму персонифицированных сведений о физлицах
Отчет состоит из титульного листа и части с персональными данными физлиц и сведениями о их доходах. Порядок его заполнения утвержден приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@
С января 2023 года появится новый отчет по сотрудникам — персонифицированные сведения о физических лицах. По сути, это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который теперь будет подаваться ежемесячно. Разбираемся, что это за отчет и как его заполнять.
Что такое персонифицированные сведения о физических лицах
Персонифицированные сведения о физлицах — это новый ежемесячный отчет в ФНС. Его форма, формат и порядок заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ . Номер по КНД — 1151162.
Важно! Форма персонифицированных сведений — это сокращенный раздел 3 расчета по страховым взносам, который страхователи теперь будут сдавать ежемесячно. При этом из РСВ персонифицированные сведения тоже не исчезнут, их нужно будет по-прежнему представлять в составе ежеквартального отчета.
Кто должен представлять новый отчет в ФНС
Сдавать персонифицированные сведения должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физлицам:
· организации, в том числе иностранные, которые работают в России, и их обособленные подразделения;
· предприниматели;
· адвокаты, частные детективы, нотариусы и другие специалисты частной практики;
· главы КФХ;
· физлица без статуса ИП.
В отчете нужно будет показывать персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце.
В отчет включают следующих физлиц:
· сотрудники по трудовым договорам;
· исполнители по гражданско-правовым договорам на оказание услуг, выполнение работ;
· исполнители по договорам авторского заказа;
· авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.
Если ИП не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать.
Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.
Когда сдавать персонифицированные сведения
Новый отчет нужно подавать ежемесячно. Впервые его сдают по итогам января 2023 года. Срок сдачи — 25 число месяца, следующего за отчетным.
Стандартное правило о переносе срока сдачи при его совпадении с выходным или праздником продолжает действовать. С учетом этого в 2023 году крайние сроки будут такие:
· за январь — 27 февраля;
· за февраль — 27 марта;
· за март — 25 апреля;
· за апрель — 25 мая;
· за май — 26 июня;
за июнь — 25 июля;
· за июль — 25 августа;
· за август — 25 сентября;
· за сентябрь — 25 октября;
· за октябрь — 27 ноября;
· за ноябрь — 25 декабря.
При реорганизации и ликвидации сроки те же.
Куда и как подавать новый отчет
Отчет представьте в налоговый орган:
· Организации — по месту своего нахождения и по месту нахождения обособленных подразделений, которые имеют счет в банке и сами платят физлицам.
· ИП и физлица — по месту жительства.
Важно! Если обособленное подразделение, по которому раньше сдавали отчет, будет закрыто или потеряет полномочия по выплатам физлицам, сдать сведения за периоды, в которых подразделение работало, нужно будет в налоговую по месту нахождения организации.
Форма сдачи определяется по тем же правилам, что и для РСВ: если численность получателей выплат за отчетный период превышает 10 человек, то сдать сведения нужно электронно. Если получателей 10 или меньше, можно отчитываться на бумаге.
Как заполнить форму персонифицированных сведений о физлицах
Отчет состоит из титульного листа и части с персональными данными физлиц и сведениями о их доходах. Порядок его заполнения утвержден приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@
Правила его заполнения абсолютно стандартные:
1. Укажите ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет. Предприниматели КПП не указывают.
2. Для первичных сведений проставьте код «0–», для корректировок «1–», «2–» и так далее по порядку.
3. Период, за который представляется отчет, заполняется кодом из приложения № 3 к порядку. В стандартном случае это просто номер месяца, но для реорганизации, ликвидации и снятия с учета ИП (главы КФХ) коды отличаются.
4. Укажите отчетный год — 2023.
5. Укажите код налогового органа, в который подаете отчет.
6. В поле «По месту нахождения (учета)» укажите код из приложения № 4 к порядку.
7. Впишите наименование вашей организации, обособленного подразделения (при наличии) или ФИО физлица.
8. Впишите ОГРНИП — это поле предусмотрено только для ИП/главы КФХ. Узнать код можно по листу записи в ЕГРИП.
9. Если в отчетном периоде организация была реорганизована, ликвидирована или ее обособленное подразделение было закрыто или лишено полномочий, заполните соответствующую строку, указав код из приложения № 2 к порядку.
10. Укажите номер телефона и количество страниц в форме, а также количество листов подтверждающих документов.
11. В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю» укажите код «1», если сведения представляет плательщик, и код «2» — если их подает уполномоченный представитель. Далее впишите ФИО, поставьте подпись и дату.
Персональные данные и сведения о выплатах
Этот раздел нужно заполнить на каждое застрахованное лицо, которое числилось в отчетном периоде. По нему указывают ИНН, ФИО, СНИЛС и сумму выплат, начисленных в его пользу в отчетном месяце.
1. Укажите ИНН и КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет. Предприниматели КПП не указывают.
2. Для первичных сведений проставьте код «0–», для корректировок «1–», «2–» и так далее по порядку.
3. Период, за который представляется отчет, заполняется кодом из приложения № 3 к порядку. В стандартном случае это просто номер месяца, но для реорганизации, ликвидации и снятия с учета ИП (главы КФХ) коды отличаются.
4. Укажите отчетный год — 2023.
5. Укажите код налогового органа, в который подаете отчет.
6. В поле «По месту нахождения (учета)» укажите код из приложения № 4 к порядку.
7. Впишите наименование вашей организации, обособленного подразделения (при наличии) или ФИО физлица.
8. Впишите ОГРНИП — это поле предусмотрено только для ИП/главы КФХ. Узнать код можно по листу записи в ЕГРИП.
9. Если в отчетном периоде организация была реорганизована, ликвидирована или ее обособленное подразделение было закрыто или лишено полномочий, заполните соответствующую строку, указав код из приложения № 2 к порядку.
10. Укажите номер телефона и количество страниц в форме, а также количество листов подтверждающих документов.
11. В разделе «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящих сведениях, подтверждаю» укажите код «1», если сведения представляет плательщик, и код «2» — если их подает уполномоченный представитель. Далее впишите ФИО, поставьте подпись и дату.
Персональные данные и сведения о выплатах
Этот раздел нужно заполнить на каждое застрахованное лицо, которое числилось в отчетном периоде. По нему указывают ИНН, ФИО, СНИЛС и сумму выплат, начисленных в его пользу в отчетном месяце.
В строке 070 указывается сумма выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу лица за отчетный месяц. Впишите сумму в рублях и копейках.
В строку включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов, то есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 раздела 3 РСВ. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.
Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях
Уточненные Сведения можно подать до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.
В уточненку включайте только тех физлиц, данные по которым нужно изменить. Не забудьте поставить номер корректировки на титульном листе.
В основной части для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице»:
· Если вы хотите аннулировать сведения (подали по ошибке), поставьте «1» в строке 010 и прочерки в строке 070.
· Если ошибка допущена в ФИО/СНИЛС, то дополнительно к разделу с аннулированными сведениями заполните на это лицо раздел с верными сведениями по строкам 020–070.
Если надо исправить только сумму выплат, включите в корректировочный отчет сведения по физлицу и укажите верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.
В строку включаются все суммы выплат и вознаграждений, которые входят в объект обложения страховыми взносами, а не база для исчисления страховых взносов, то есть порядок заполнения строки 070 аналогичен порядку заполнения строки 140 раздела 3 РСВ. Обратите внимание, что указывать доходы нужно в сумме до удержания НДФЛ.
Как исправить ошибку в персонифицированных сведениях
Уточненные Сведения можно подать до момента сдачи РСВ за отчетный период, в который попадает соответствующий месяц.
В уточненку включайте только тех физлиц, данные по которым нужно изменить. Не забудьте поставить номер корректировки на титульном листе.
В основной части для исправления или отмены поданных данных предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физлице»:
· Если вы хотите аннулировать сведения (подали по ошибке), поставьте «1» в строке 010 и прочерки в строке 070.
· Если ошибка допущена в ФИО/СНИЛС, то дополнительно к разделу с аннулированными сведениями заполните на это лицо раздел с верными сведениями по строкам 020–070.
Если надо исправить только сумму выплат, включите в корректировочный отчет сведения по физлицу и укажите верную сумму в строке 070. Строка 010 при этом не заполняется.