10 популярных вопросов по учету расходов
Рассказываем, как учитывать расходы на обслуживание автомобилей компании, телефонные переговоры сотрудников, покупку бухгалтерских программ.Как списать на расходы стоимость техобслуживания транспорта компании?
Техобслуживание (ТО) или ремонт транспортных средств (ТС) осуществляется на основании договора, заключенного с автосервисом. Также можно учитывать затраты по заказ-наряду, квитанции или другому документу, где будут прописаны:
• перечень оказанных услуг (выполненных работ);
• перечень использованных запчастей и материалов;
• их стоимость и количество.
В бухгалтерском учете затраты на ТО относятся к расходам по обычным видам деятельности. Такие расходы признаются на дату подписания акта приема-передачи выполненных работ (п. 5,7,16ПБУ 10/99). Материалы и запчасти, которые были установлены на автомобили в ходе ТО, следует отразить в составе затрат на ремонт по счетам учета затрат — 20,25,26 и др.
В налоговом учете расходы на содержание, эксплуатацию, ремонт и ТО автомобилей, а также на поддержание их в исправном состоянии включаются в состав расходов, связанных с производством и реализацией продукции компании ( пп.2 п. 1 ст. 253 НК РФ). Расходы на ремонт автомобилей учитываются как прочие расходы и признаются в размере фактических затрат в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они были осуществлены ( п.1 ст. 260 НК РФ).
Правила оказания услуг (выполнения работ) по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспорта утверждены Постановлением Правительства РФ от 11.04.2001 № 290.
Компания на УСН «доходы минус расходы» в 2021 году приобрела для сотрудников сотовые телефоны стоимостью свыше 100 000 ₽ за единицу. Сим-карты не приобретались, услуги сотовой связи оплачивают сами сотрудники. Имеет ли право компания принять амортизацию сотовых телефонов в расходы?
Сотовые телефоны мы можем отнести к основным средствам, так как затраты на приобретение каждого из них превышают 100 000 ₽, а срок полезного использования составляет более 12 месяцев ( п. 1 ст. 256, п. 4ст. 346.16 НК РФ).
Поскольку в налоговом учете для компаний на УСН такой вид расходов, как амортизация основных средств, не предусмотрен, в данном случае следует говорить не о возможности включения в расходы при УСН суммы амортизации ОС, а о том, имеет ли вообще организация право на признание расходов на приобретение мобильных телефонов.
Для того чтобы принять расходы на покупку сотовых телефонов, компания должна их обосновать. Например, телефоны нужны потому, что в компании нет стационарных телефонов. Для обоснования нужно оформить документы, по которым можно понять, что телефоны приобретены не для личных нужд сотрудников, а для работы. Это, например:
• Локальный акт или положение о порядке использования мобильных телефонов в деятельности организации. В нем нужно перечислить должности, на которых телефоны нужны по работе. Например: директору телефон нужен, чтобы быть на связи с сотрудниками и партнерами и иметь возможность оперативно решать вопросы по руководству деятельностью компании. Кроме директора, могут быть названы и другие должности — заместители директора, главный бухгалтер, менеджер по продажам, водители и пр.
• Договоры о материальной ответственности с сотрудниками, которым выдаются телефоны, ведь имущество принадлежит компании. Каждое ОС должно быть закреплено за конкретным МОЛ, которое отвечает за его сохранность. В договорах нужно предусмотреть возврат телефонов по истечении установленного срока службы.
• Акт приема-передачи, по которому нужно передать сотрудникам телефоны.
• Детализация звонков, которая подтвердит использование телефонов в производственной деятельности (решение АС Волгоградской области от 04.02.2019 № А12-38082/2018 ). Этот документ не обязателен, так как необходимость детализации звонков оспаривается в судах.
То есть при обосновании и документальном оформлении компания может признать в расходах при УСН затраты на приобретение сотовых телефонов (письма Минфина РФ от 19.11.2020. № 03-11-06/2/100677, от 28.08.2018 № 03-11-06/2/61172 , от 04.09.2013 № 03-11-11/36391 и др.)
Компания на УСН «доходы минус расходы». В результате инвентаризации регулярно выявляется пересортица товаров, составляются акты их оприходования и списания. Являются ли выявленные излишки/недостачи товаров доходом/расходом для целей УСН? Можно ли стоимость товара, пришедшего в негодность, отнести в расходы для целей УСН?
Излишки. Излишки товаров, выявленные в результате инвентаризации, относятся к внереализационным доходам организации, полученным в натуральной форме ( п. 4 ст. 346.18 НК РФ). Их стоимость включается в состав доходов, облагаемых налогом по УСН (письмо Минфина РФ от 24.08.2017 № 03-11-06/2/54380 ). Учитываются они по рыночной стоимости на дату поступления (выявления) ( п. 1 ст. 346.17 НК РФ).
Недостача. Недостача товаров относится к внереализационным расходам, которые организации, применяющие УСН, включают в расходы при расчете налога по УСН (ст. 250,346.15 НК РФ).
При УСН недостачу товаров, обнаруженную при инвентаризации, можно учесть только в пределах норм естественной убыли, которые должны быть утверждены документом федерального уровня. По каждой товарной группе — свой документ. Например, нормы убыли зерна, продуктов его переработки и семян различных культур утверждены Приказом Минсельхоза РФ от 14.01.2009 № 3 .
Если такой документ отсутствует по товарной группе, потери от недостач не включаются в состав материальных расходов. Самостоятельно разработать документ, регламентирующий нормы естественной убыли в целях налогообложения прибыли, нельзя, так как это противоречит законодательству (письма Минфина РФ от 08.10.2020 № 03-03-06/1/88000 , от 23.05.2014 № 03-03-РЗ/24762 , УФНС РФ по г. Москве от 30.07.2010 № 16-15/080278).
То есть расходы на недостачу материалов для компании на УСН не могут быть учтены, так как они уже были признаны в полном объеме при их приобретении ( п. 2 ст. 346.16, пп 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Кроме того, такие расходы не предусмотрены ст. 346.16 НК РФ.
Нужно ли компании на УСН «доходы минус расходы» отражать в расходах в КУДиР выдачу наличных под отчет или авансовые отчеты сотрудников?
Для включения расходов организации в состав налоговой базы эти расходы должны быть документально подтверждены, экономически обоснованы и направлены на получение доходов ( п. 1 ст. 252 НК РФ, письмо Минфина РФ от 18.12.2019 № 03-11-11/99333 ).
При УСН можно учесть выдачу наличных под отчет в составе расходов на одну из двух дат:
• на дату утверждения авансового отчета;
• на дату погашения задолженности перед работником (если расходы оплачивались работником за счет собственных средств, возмещаемых ему после утверждения авансового отчета).
Аналогичный вывод сделан в письмах Минфина РФ от 17.01.2012 № 03-11-11/4, от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21
Можно ли принимать благотворительные взносы в расходы?
Благотворительные пожертвования — это добровольное волеизъявление налогоплательщиков, которое преследует общеполезные цели и не направлено на извлечение доходов в коммерческих целях.
Чтобы ответить на вопрос, можно ли принимать пожертвования в расходы, нужно понимать, о какого рода благотворительности идет речь. Ведь учесть в расходах можно далеко не все благотворительные взносы ( пп. 19.5 п. 1 ст. 265 НК РФ).
Учесть в расходах можно:
1. Стоимость имущества и денежных средств, предназначенных для предупреждения и предотвращения распространения, а также диагностики и лечения новой коронавирусной инфекции и безвозмездно переданных медицинским организациям — НКО, государственным и муниципальным учреждениям, государственным и муниципальным унитарным предприятиям.
2. Расходы в виде стоимости имущества, в том числе, деньги, безвозмездно переданного:
• СОНКО, которые с 2017 года являются получателями грантов Президента, получателями субсидий и грантов;
• религиозным организациям, СОНКО, учредители которых — религиозные организации;
• иным НКО, включенным в реестр НКО, в наибольшей степени пострадавших в результате распространения новой коронавирусной инфекции.
Эти расходы признаются в размере, не превышающем 1 % выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.
Как списать затраты на приобретенную организацией программу «1С предприятие» стоимостью свыше 100 000 ₽? Можно ли списать их разово или необходимо поставить на расходы будущих периодов и списывать равными частями?
Программы для ЭВМ признаются результатом интеллектуальной деятельности и относятся к объектам авторских прав (п. 1 ст. 1225, п. 1 ст. 1259, ст. 1261 ГК РФ). Передача прав пользования программой ЭВМ происходит по заключенному между правообладателем и пользователем лицензионному договору. Как правило, по лицензионному соглашению передаются неисключительные права на пользование данным программным продуктом. В данной ситуации программа не является нематериальным активом (НМА), так как не является собственностью организации ( п.1 ПБУ 14/2007).
Такие программные продукты учитываются как расходы будущих периодов (РБП) на счете 97. Для целей бухгалтерского учета их следует списывать в течение срока действия договора (п. 18,19ПБУ 10/99, п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).
Для целей налога на прибыль расходы на приобретение программ для ЭВМ списываются ежемесячно равными долями в течение всего времени использования (периода действия лицензии) ( абз.2 п. 1 ст. 272 НК РФ). Если в договоре не указан срок полезного использования программы, он считается равным 5 годам ( п. 4 ст. 1235 ГК РФ). Соответственно, расходы нужно распределить на этот срок.
Для того чтобы не было разницы между налоговым и бухгалтерским учетом, можно установить единый порядок списания указанных расходов.
Бухгалтерские проводки могут быть следующими:
• Дебет 97 Кредит 60 (76) — расходы на приобретение программы отражены в составе расходов будущих периодов.
• Дебет 60 (76) Кредит 51 — произведена оплата за приобретенную программу.
• Дебет 26 (44) Кредит 97 — ежемесячно в течение срока действия договора списывается часть расходов будущих периодов.
• Дебет 012 — лицензия на программное обеспечение (ЭВМ для бухгалтерского учета) учтена за балансом в величине оценки по договору.
Компания закупила образцы продукции и распространила их среди блогеров для рекламы в социальных сетях. Как оформляются документально и учитываются такие расходы?
Реклама — это информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке ( ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ).
В вопросе круг конечных пользователей рекламы не определен.
Расходы на приобретение образцов продукции для целей ее рекламы в интернете (в социальных сетях) включаются в состав ненормируемых рекламных расходов (ст. 2 и 12 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ и положения Федерального закона от 13.03.2006 № 38-ФЗ ).
То есть расходы на приобретение образцов продукции для целей их рекламы в интернете (в социальных сетях) можно списать в полном объеме. Такой вывод подтвержден письмами Минфина РФ от 21.03.2019 № 03-03-07/18919,от 24.01.2018 № 03-11-11/3772, от 19.11.2012 № 03-03-06/1/591, от 29.01.2007 № 03-03-06/1/41 .
Документы, которые подтвердят расходы:
2. Документы на покупку продукции, подлежащей передаче в рекламных целях, например накладные и счета-фактуры.
2. Договоры с блогерами на рекламирование продукции в социальных сетях.
2. Акт приема-передачи рекламной продукции при передаче их блогерам для рекламы в социальных сетях, подписанный передающей и получающей сторонами.
2. Приказ руководителя организации о покупке и передаче рекламной продукции.
2. Отчеты блогеров о проделанной работе. К отчетам можно приложить фото, скриншоты и любые иные документы, свидетельствующие о том, что блогеры рекламировали продукцию.
Компания ежегодно оплачивает членский взнос в Торгово-промышленную палату. Можно ли учесть его в расходах?
Бухгалтерский учет. Если членство в Торгово-промышленной палате для компании добровольное, то в бухгалтерском учете расходы на оплату членского взноса относятся к прочим расходам (п. 11 ПБУ 10/99):
• Дебет 76 (ТПП) Кредит 51 — уплачен членский взнос.
• Дебет 91.2 Кредит 76 (ТПП) — списаны расходы на уплату членского взноса в состав прочих расходов.
Если членство в Торгово-промышленной палате — обязательное по требованию законодательства, то в бухгалтерском учете расходы на оплату членского взноса включают в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 7 ПБУ 10/99):
• Дебет 76 (ТПП) Кредит 51 — уплачен членский взнос.
• Дебет 44 (26) Кредит 76 (ТПП) — списаны расходы на уплату членского взноса в состав расходов по обычным видам деятельности.
Налоговый учет. Если вступительный членский взнос — добровольный, то учесть его в налоговых расходах нельзя, что прямо предусмотрено п. 15 ст. 270 НК РФ. Аналогичное мнение отражено в письмах УФНС РФ по г. Москве от 01.11.2011 № 16-15/105707, от 05.03.2009 № 16-5/019593 .
Обычно для коммерческой компании членство в Торгово-промышленной палате добровольное, а значит, на основании п. 15 ст. 270 НК РФ затраты на уплату ежегодных добровольных членских взносов не учитываются в составе расходов для целей налога на прибыль.
Может ли компания принимать от сотрудников справки Сбербанка об онлайн-переводах с их личной карты за проезд посредством сервиса «Бла-Бла-Кар» в качестве подтверждения расходов к авансовому отчету?
Сервис «Бла-Бла-Кар» не является компанией-перевозчиком, а только предоставляет пользователям-физлицам возможность найти попутчиков (таких же физических лиц) для передвижения на дальние расстояния.
Организация не может использовать такой вид проезда без оформления, к примеру, договора перевозки пассажиров. А в данном случае таковой не был оформлен. То есть расходы сотрудников на такие поездки не признаются в налоговом учете.
Более того, если организация возмещает сотрудникам расходы на проезд посредством сервиса «Бла-Бла-Кар», то у сотрудников возникает облагаемый НДФЛ доход в натуральной форме (ст. 41,207,211 НК РФ), а у организации-работодателя — обязанность исчислить и уплатить страховые взносы с этих выплат (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Компания на УСН «доходы минус расходы». Какими документами должны быть оформлены затраты на служебные телефонные разговоры с личных телефонов?
Для документального подтверждения компенсации за использование личного телефона подойдут:
• приказ с перечнем должностей работников, которым, в силу исполняемых ими обязанностей, необходимо использование сотовой связи;
• трудовой договор, соглашение о компенсации расходов, где определены условия и размеры компенсации расходов работника на мобильную связь;
• копию договора работника с оператором связи;
• детализированный отчет оператора сотовой связи. К нему должны быть приложены расшифровки, подтверждающие производственный характер переговоров.
Для налогоплательщиков на УСН «доходы минус расходы» существует закрытый перечень расходов, которые можно учесть при исчислении налоговой базы ( п. 1 ст. 346.16 НК РФ).
Расходы в виде компенсации работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей, в этом списке отсутствуют и при исчислении налоговой базы не учитываются (письмо Минфина РФ от 21.03.2019 № 03-11-06/2/18724 ).
Согласно пп.1.2 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, можно учесть только расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
справочно-правового сервиса Контур.Норматив