Формулировка путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые оказывают услуги по коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).
В законе указано определение: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ).
Наличие и оформление путевых листов могут проверяться :
· самой организацией — для контроля работы водителя и вверенного ему транспорта, а также расходование ГСМ;
· Контроль осуществляется Ространснадзором РФ, а именно:
· наличия и заполнения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
· соблюдение безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, о чем свидетельствуют отметки о предрейсовом медицинском и техническом осмотре — это касается всех организаций с автотранспортом.
В бухгалтерском и налоговом учете путевой лист может, но не обязан, являться первичным документом, подтверждающим расходы на оплату труда водителя и ГСМ.
Для своих внутренних производственных целей, предприятия, занимающиеся перевозками, имеет право использовать свою форму путевого листа для подтверждения расходов на ГСМ. Обязательным атрибутом при этом является наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
ФОРМА ПУТЕВОГО ЛИСТА
Организация, решившая в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.
В случае изменения унифицированной формы, необходимо, чтобы бланк путевого листа содержал обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ Минтранса РФ N 152):
· наименование и номер путевого листа;
· сведения о сроке действия путевого листа — до какого числа действует;
· сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (ТС):
o организация — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
o ИП — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН.
· сведения о ТС:
o тип ТС — легковой, грузовой, автобус и т. п. (п. 3 ПТС);
o модель ТС;
o государственный регистрационный знак;
o показания одометра (полные км пробега):
§ при выезде;
§ при заезде в гараж;
o дату и время:
§ выезда;
§ заезда в гараж;
o дату и время техосмотра при выезде;
· сведения о водителе:
o фамилия, имя, отчество водителя;
o дату и время медосмотра:
§ перед сменой (при выезде);
§ после смены (при заезде).
ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ПУТЕВОГО ЛИСТА
Порядок заполнения путевого листа определен Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Пример заполнение путевого листа легкового автомобиля:
Водитель легкового автомобиля Лада-Карина, рег. знак p222хд Кадаков Данила предоставил в бухгалтерию путевой лист за 16.02.2021.
В путевом листе указаны:
· показания одометра (полные км пробега):
o при выезде — 200 км;
o при заезде в гараж — 650 км.
Маршрут: СПб, невский, 27 — п. Пурга, Комсомольская, 1а — СПб, Невский, 27.
· Топливо — Бензин АИ-95:
o при выезде — 50 л.
Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 7 л на 100 км.
При заполнении путевого листа следует учитывать (III Приказа Минтранса РФ N 152):
· путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
· дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
· дату и время предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя указывает проводивший их медицинский работник;
· дату и время предрейсового технического контроля указывает назначенный руководителем контролер;
· все отметки в путевом листе подписываются ответственными лицами, указывая свои фамилию, инициалы и подпись;
· необходимо вести журнал регистрации путевых листов;
· срок хранения путевых листов - не менее 5 лет.
ГСМ РАССЧИТАННЫЙ ПО ПУТЕВЫМ ЛИСТАМ
Приказ Минтранса РФ N 152 не предусматривает делать записи о расходе топлива в путевом листе,
но для принятия в расходы в путевом листе указывают количество топлива:
· перед выездом на линию;
· после возвращения в гараж.
Расход ГСМ в путевом листе может отражаться как по факту, так и по нормам, утвержденным для каждого автомобиля.
Эти нормы можно утвердить:
· на основе Распоряжения Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р;
· по данным технического паспорта автомобиля;
· в результате проведения контрольного замера.
Способ определения расхода топлива и норм списания ГСМ нужно отразить в учетной политике предприятия.
По нашему примеру расход топлива составит:
по формуле: РАСХОД = ПРОБЕГ(НОн - НОк) х НОРМА (л/100 км) : 100
· Расход топлива = (550 км — 200 км) х 7 л / 100 = 24,5 л
СПИСАНИЕ ГСМ В 1С 8.3 ПО ПУТЕВЫМ ЛИСТАМ
Как осуществляется учет путевых листов и ГСМ в 1С 8.3?
Вначале в программе 1С 8.3 надо включить функциональность Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы.
Создание путевого листа можно сделать из вкладки Покупки - путевой лист.
В документе путевого листа заполняем : транспортное средство, сотрудника-водителя, нормы расходов.
Затем заносим данные в раздел маршрут.
Далее заполняем раздел топливо, выбирая кассовый чек или топливная карта:
Данный путевой лист сформируем за месяц ( с 01.01.2021 по 29.01.2021). Заполняем показания на начало выезда и проставляем пройденное расстояние при возвращении в гараж. Расход ГСМ рассчитывается автоматически.
Так выглядит путевой лист из вкладки печать:
При отключенной функциональности в 1С можно сделать только списание ГСМ.
Для этого используем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.
Списание производится документом Требование — накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.