Аренда имущества сотрудника: бухучет, налоги, риски
Организация может использовать личное имущество работников в производственных целях. Для этого она заключает договор аренды с сотрудником или устанавливает ему компенсационные выплаты. Рассмотрим правовые нюансы и разберем, как правильно обосновать и учесть расходы по аренде или выплате компенсации.Арендодатель передает имущество арендатору во временное владение и пользование или во временное пользование. Сделку оформляют договором аренды, в котором предусмотрено вознаграждение арендодателю ( ст. 606 ГК РФ). «Бесплатный» аналог аренды — договор ссуды (гл. 36 ГК РФ, ст. 689 ГК РФ). Вид договора влияет на особенности налогообложения.
Арендные отношения всегда регулируются ГК РФ и договором аренды. Даже если арендодатель — штатный работник организации.
Используя имущество сотрудника в производственных целях, компания может выбрать один из трех вариантов:
• заключить с ним договор аренды и выплачивать арендные платежи;
• оформить договор ссуды;
• оформить документы для компенсационных выплат.
В зависимости от того, что именно организация арендовала у сотрудника, возможны разные варианты отражения операций в учете и разные налоговые последствия. В статье рассмотрим следующие аспекты:
• Аренда транспортных средств;
• Аренда недвижимости;
• Компенсация за использование имущества работника;
• Риски в договорах аренды.
Аренда транспортных средств у сотрудника
Плату сотруднику за аренду у него автомобиля можно оформить договором аренды, но если он согласен отдать машину во временное пользование бесплатно, оформляется договор ссуды. Еще один вариант — оформить компенсационные выплаты за использование личного автомобиля сотрудника для работы.Договор аренды
Договор аренды транспортного средства (ТС) может быть заключен с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (с экипажем) или без таких услуг (без экипажа).
При аренде ТС договор должен быть заключен в письменной форме, но госрегистрации он не подлежит.
Аренда без экипажа. Арендатор при расчете налога на прибыль включает в расходы арендную плату в полном объеме ( пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Также он может учесть в размере фактических затрат расходы на:
• текущий и капитальный ремонт (п. 1,2 ст. 260 НК РФ);
• ГСМ (п. 1 ст. 254 НК РФ);
• страхование автотранспорта ( ст. 263 НК РФ).
Расходы по эксплуатации по большей части несет арендатор. Но стороны могут прописать в договоре, кто и какие расходы на содержание транспорта возьмет на себя.
Арендатор обязан удерживать НДФЛ при перечислении арендной платы (п. 1,2 ст. 226 НК РФ). Он выступает налоговым агентом, так как арендодатель — физлицо, а арендная плата — его доход ( ст. 209, пп. 4,6 п. 1 ст. 208 НК РФ).
По договору аренды без экипажа арендные платежи не облагаются страховыми взносами, в том числе и от несчастных случаев (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 №125-ФЗ).
Аренда с экипажем. Как и по договору аренды без экипажа, арендатор включает в расходы арендную плату в полном объеме, затраты на ГСМ, расходные материалы и вознаграждение водителю (письмо Минфина от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495).
Расходы на страхование автотранспорта, текущий и капитальный ремонт оплачивает арендодатель ( ст. 634 ГК РФ).
Плату за аренду и за управление автомобилем в договоре нужно разделить, так как они облагаются по-разному:
• арендная плата — только НДФЛ;
• вознаграждение за управление машиной — НДФЛ и страховыми взносами на обязательное пенсионное и медицинское страхование.
В бухучете операции по аренде транспортных средств отражаются так:
Проводка
Значение
Дт 001 «Арендованные основные средства» -
Объект ОС принят к учету в оценке, установленной договором аренды
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кт 73 (76) -
Отражена плата за аренду личного имущества сотрудника (сотрудника, работающего по договору ГПХ)
Дт 73 (76) Кт 68 - Удержан НДФЛ с арендной платы
Дт 73 (76) Кт 50 (51) -Выплачена арендная плата за минусом НДФЛ
Дт 68 Кт 51 -Перечислен НДФЛ в бюджет
Кт 001 - Возврат объекта ТС по стоимости учета
Счета учета затрат организация выбирает самостоятельно исходя из того, связаны расходы по аренде ТС с основным производственным процессом или их можно отнести на общехозяйственные затраты, прямые это или косвенные затраты.
Договор ссуды
Договор ссуды не предусматривает выплат сотруднику за использование ТС, поэтому у организации возникает внереализационный доход в сумме рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля ( пп. 8 п. 2 ст. 250 НК РФ, письмо Минфина от 27.08.2019 № 03-03-07/65526). Рыночную стоимость нужно подтвердить документально ( ст. 105.3 НК РФ).
В целях налогообложения прибыли внереализационный доход признается ежемесячно в течение всего срока использования имущества.
Арендатор обязан проводить текущий и капитальный ремонт автомобиля и нести все расходы на его содержание ( ст. 695 ГК РФ). Эти затраты, подтвержденные документами, можно включать в расходы при расчете налога на прибыль.
Аренда недвижимости у сотрудника
Договор аренды недвижимости нужно заключать в письменном виде. Госрегистрация не нужна, если срок действия менее года.Арендовать у сотрудника можно нежилые помещения (гараж, склад, апартаменты и т.п.) или жилые — например, для размещения иностранных специалистов, работников из других городов или с разъездным характером работы.
При расчете налога на прибыль организация включает в расходы арендную плату в полном объеме ( пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ) и коммунальные платежи в размере фактических выплат (п. 1 ст. 264 НК РФ).
Перечисляя арендную плату, арендатор удерживает НДФЛ (п. 1,2 ст. 226 НК РФ) и уплачивает его по месту своего нахождения. Если арендодатель зарегистрирован как ИП, он сам будет начислять и уплачивать налог на доходы. Коммунальные услуги организация-арендатор оплачивает на основании копий счетов коммунальных служб, НДФЛ с этой суммы не удерживается.
Арендная плата и компенсация оплаты коммунальных услуг не облагаются страховыми взносами (п. 4 ст. 420 НК РФ, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на аренду жилого помещения под офис
На это у Минфина есть две точки зрения:
1. Нельзя, так как гражданское и жилищное законодательство не разрешает использовать жилые помещения для целей, не связанных с проживанием ( ст. 168 ГК РФ, письма Минфина от 29.09.2014 № 03-03-06/1/48504, от 28.03.2017 № 03-11-11/17851).
2. Можно, если жилое помещение используется для реальной предпринимательской деятельности, а расходы экономически оправданы и документально подтверждены (письмо Минфина от 18.10.2005 № 03-03-04/1/285, постановления ФАС МО от 27.07.2009 по делу № А41-19766/08, от 16.06.2010 № КА-А40/5879-10-3 по делу № А40-125078/09-126-900).
Компенсации за использование имущества работника
Аренда подразумевает, что арендодатель передает личное имущество арендатору. Но иногда сотрудник сам использует личный автомобиль, телефон, ноутбук и другое имущество для работы. Если это происходит с согласия и в интересах работодателя, сотруднику полагается компенсация, которая складывается из двух составляющих (ст. 164,188 ТК РФ):• компенсации за сам факт использования имущества сотрудника;
• возмещения расходов, связанных с эксплуатацией.
Компенсации относятся к прочим расходам. Чтобы учесть их, нужно:
2. Получить согласие работника на использование принадлежащего ему имущества в интересах работодателя;
2. Получить от работника заявление о выплате компенсации;
2. Определить размер компенсации и расходов, зафиксировать их в письменном соглашении;
2. Издать приказ о выплате компенсации и возмещении дополнительных расходов;
2. Хранить документы, которые подтверждают право собственности сотрудника или право владения имуществом;
2. Собирать документы, подтверждающие расходы (чеки, квитанции, копии договора на услуги связи и т.д.).
На УСН «доходы минус расходы» компенсации за использование имущества (кроме автомобиля и мотоцикла) нельзя учесть в расходах, так как они не указаны в ст. 346.16 НК РФ. Аналогично с возмещением эксплуатационных расходов. В этом случае лучше заключать договор аренды.
Компенсации за использование автомобиля можно учесть для целей расчета налога на прибыль и единого налога по УСН только в пределах норм (Постановление Правительства от 08.02.2002 № 92):
• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. см включительно — 1200 рублей в месяц;
• для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 рублей в месяц;
• для мотоциклов — 600 рублей в месяц.
В сумму компенсации входят затраты на ГСМ и на техническое обслуживание (подп 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366, определение ВС от 06.05.2020 № 307-ЭС20-5919).
Остальных компенсаций эти правила не касаются — на ОСНО их можно учитывать в тех размерах, которые предусмотрены трудовым договором, допсоглашением, приказом.
Размер компенсации
Размер компенсации должен быть обоснован. Если она слишком большая, налоговая может прийти к выводу, что это скрытая оплата труда и организация уклоняется от уплаты налогов.
Чтобы не сталкиваться с претензиями проверяющих, размер компенсации следует определять исходя из срока полезного использования имущества и нормы амортизации (письмо Минфина от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72). Так как имущество используется не только для работы, но и в личных целях, нужно дополнительно рассчитать рабочее время.
Пример. Компенсация за использование личного ноутбука для работы
Срок полезного использования компьютерной техники и печатающих устройств — от двух до трех лет включительно (код ОКОФ 330.28.23.23«Машины офисные прочие»).
Ноутбук используется не только в рабочих, но и в личных целях, поэтому в расчет компенсации включаем только рабочее время.
Например, в апреле рабочее время составляет 24 % от общего времени (175 раб. часов / (30 календарных дней × 24 часа) = 24 %).
В мае — 18 % от общего времени (135 раб. часов / (31 календарный день × 24 часа) = 18 %).
Компенсация за использование в рабочих целях личного ноутбука стоимостью 56 000 рублей составит:
• в апреле — 373,33 рубля (56 000 / 36 месяцев × 24 %),
• в мае — 280,00 рублей (56 000 / 36 месяцев × 18 %).
НДФЛ и страховые взносы с компенсации
НДФЛ и страховые взносы по компенсационным выплатам, предусмотренным соглашением сторон трудового договора, не начисляются ( п.1 ст. 217, подп 2п. 1 ст. 422 НК РФ, подп 2п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
В 6-НДФЛ их показывать не нужно (письма ФНС РФ от 11.04.2019 № БС-4-11/6839, от 21.07.2017 № БС-4-11/14329), но с РСВ ситуация другая. Компенсации за использование имущества отражаются в расчете:
• по строкам 030 подраздела 1.1 (по страховым взносам на ОПС) и подраздела 1.2 (по страховым взносам на ОМС) Приложения 1 к Разделу 1;
• по строке 020 Приложения 2 (по страховым взносам на ВНиМ) к Разделу 1;
• по строке 140 подраздела 3.2.1 Раздела 3;
• по строке 150 подраздела 3.2.1 Раздела 3 должна показываться база для исчисления страховых взносов на ОПС по работнику за вычетом упомянутых компенсационных выплат.
Риски в договорах аренды
ФНС внимательно следит за тем, чтобы компании не нарушали налоговое законодательство. Особенно тщательно проверяют договоры, заключенные между взаимозависимыми лицами.Арендодатель — руководитель
Если организация арендует имущество своего руководителя, то он может подписать договор аренды как со стороны арендодателя, так и со стороны арендатора ( п. 3, ст. 182 ГК РФ).
С особой тщательностью нужно подготовить все подтверждающие документы. Не стоит устанавливать арендную плату или компенсационную выплату выше зарплаты.
Органы ФНС сравнивают арендную плату в договоре с рыночной. Если стоимость аренды больше, налоговая пытается оспорить в суде правомерность отнесения арендной платы на расходы и доначислить налоги. Это касается аренды и у физлиц, и у компаний:
• искажение стоимости аренды в несколько раз служит признаком ухода от налогов (постановление АС ВВО от 17.01.2019 № А28-16263/2017);
• инспекторы отказались признавать в расходах арендную плату, которая превышала среднюю цену в регионе (постановление АС ВСО от 22.04.2019 № А19-25754/2017);
• контролирующие органы проверяют обоснованность расходов, проводя экспертизу стоимости аренды (постановления АС СЗО от 10.04.2019 № А21-5787/2016, АС ЦО от 26.06.2019 № А48-1103/2018).
Переквалификация деятельности физлица в предпринимательскую
Если сотрудник получает регулярный доход от определенной деятельности, стоит проверить, не подпадает ли она под критерии предпринимательской, чтобы избежать взыскания налоговой недоимки (письмо ФНС РФ от 07.05.2019 № СА-4-7/8614).Налоговая может переквалифицировать деятельность физлица, если есть признаки, что это предпринимательская деятельность. В их числе:
• приобретаемое имущество не предназначено для использования в личных целях;
• есть доказательства систематического получения прибыли;
• реализованное имущество ранее использовалось в предпринимательских целях;
• устойчивые связи с продавцами, покупателями, прочими контрагентами.
Если физлицо передает в аренду имущество, которое ранее приобрело для личного пользования, то речь не идет о предпринимательской деятельности.
В качестве доказательств предпринимательской деятельности могут быть рассмотрены показания лиц, оплативших товары, работу, услуги, расписки в получении денежных средств, выписки из банковских счетов, размещение рекламных объявлений, выставление образцов товаров в местах продажи, закупка товаров и материалов, заключение договоров аренды помещений и пр.
Если сотрудник регулярно получает доходы от деятельности, то на него будет распространяться режим налогообложения для ИП. При этом налоговый орган имеет право доначислить НДС, предусмотренный для ОСНО, за последние три года, предшествующих принятию решения о проведении выездной налоговой проверки.
Материал предоставлен журналом «Я бухгалтер»